出張費の妥当性判断や、管理が可能に。
また代理手配の負担も削減。

はじめに

WEBマーケティング事業やモバイルソリューション事業などを中心として、アプリ・システム開発から採用ソリューション・集客ツールとしてドローン動画やHP漫画制作事業など、幅広い事業展開をされている株式会社エス・ケイ通信様。
今回は総務課の高橋様に、AI Trave導入前の課題や導入後の効果についてお話を伺いました。

導入前の課題

・出張前の承認フローを設けておらず、自由に出張手配できる状態であったため、適切な管理統制を図りたかった。
・出張手配は営業事務や総務担当に集約して手配を行っていたが、代理手配者の負担が大きかったため、
個人手配に切り替えて負担を軽減する必要があった。

導入後の成果

・出張前の承認フローを設けたことで、旅費規程の確認や妥当性の判断が可能になり、適切な管理統制を図ることができた。
・AI Travel導入後は出張者自身で手配できるようになり、営業事務や総務担当の代理手配の負担が大幅に削減された。

導入の背景

ーAI Travelの導入検討の経緯をお聞かせください。

元々、月額利用料のかからないAI Travelとは別のサービスを利用していたのですが、ある時に有料化するという話があったので「せっかくお金をかけるのであれば、今よりも良いサービスがあればそちらを使いたい」と、他サービスの比較検討を始めました。

ー他のサービスを比較検討する上で、重要視されていたポイントを教えてください。

一つ目は承認フローがあるか、という点です。AI Travelを導入する前は、出張前の事前承認フローは設けておらず、誰でも出張手配の依頼ができる状態だったので、管理統制を図りたいと思っていました。加えて、出張時の規程金額も定めていたのですが、社内であまり浸透していなかったので、承認フローがあるサービスを導入することでそれらの問題を解決したいと考えていました。
二つ目は出張者個人で手配できるか、という点です。以前まで、出張手配は営業事務や総務担当に集約して手配をしていたので、代理で手配する負担を軽減するためにも出張者自身で完結出来る形に切り替えたいと思っていました。
様々なサービスを検討する中で、その二点を満たしていたことがAI Travelを導入する決め手になりました。

導入効果

ーAI Travelを導入したことによる効果はありましたか。

承認機能を活用して管理統制が強められた点は、効果を感じました。自由に出張手配ができる状況に、適切な承認フローを組み込むことで、旅費規程の確認や妥当性の判断が可能になったためです。
あわせて、出張規程の見直しも行い、航空券の手配であればLCCを積極的に利用するといった方針を社内周知しました。規程の見直しにより、社内で従業員の意識も徐々に変わり、「旅費のコストを抑える」という点は浸透してきていると思います。

ー出張者個人での手配に変わり、今まで代理手配されていた方の負担は軽減されましたか。

AI Travelを導入する前は、例として営業部であれば、十数名いる部署の出張手配を営業事務二名ほどで代理で行っていたので、それなりに負担も大きかったですね。加えて、急な出張手配の依頼も多かったので、依頼がある度に仕事の手を一旦止めて手配を行っていました。
AI Travelを導入してからは、各個人で手配する対応に切り替えられたので、代理手配もなくなり負担は大きく軽減されたと思います。

ーAI Travelを導入後、社内での周知はどのように行われたのでしょうか。

メールやチャットツールで全従業員に対して、利用案内や作成した登録マニュアルを送付して周知を行ったくらいで、周知にあたってそれほど難しいことはしていません。
従業員からも、導入当初は利用に関する問い合わせがいくつかありましたが、自分自身で選択できる点を魅力に感じているので、サービスに対する不満の声とかは特になかったですね。

今後の展望

ーAI Travelに対してのご要望や今後の利用イメージを教えてください。

業種柄、急な出張が発生することも多いので、直前の予約にも対応できるとより使いやすいかなと思いました。ただ、土日にも予約手配ができる点はとても助かっています。
また現在、レンタカー予約では別のシステムを利用しているので、コスト面なども見ながら今後、AI Travelでの手配に集約していくことができれば良いと思っています。