会社名 株式会社エスプール
創業 1999年12月
資本金 3億7,220万円（2022年11月末現在）
売上高 266億5,000万円（2022年11月期）
従業員 （連結）1,181名（2023年5月末現在）
本社 東京都千代田区外神田1-18-13 秋葉原ダイビル6階
事業内容 ビジネスソリューション事業、人材ソリューション事業
「アウトソーシングの力で企業変革を支援し、社会課題を解決する」という経営理念の下、ビジネスソリューション事業や人材ソリューション事業などを中心として、人材アウトソーシングサービスや環境経営支援サービスなど幅広い事業展開をされている株式会社エスプール様。今回は管理本部管理部の山口様に、AI Trave導入前の課題や導入後の効果についてお話を伺いました。
・出張者が立替精算を行っており、上司が部下の代わりに旅費を立て替える事もあった
・経理担当が毎月社員の銀行口座への振り込み作業が発生しており、大きい稼働が割かれていた
・飛行機、新幹線、ホテル、レンタカーと出張に必要な商材が請求書払いになったことで、出張者が立て替える負担を大幅に軽減
・経理担当が立替金を社員の銀行口座に振り込む作業が無くなり、業務効率化を実現
・毎月の旅費を管理画面から確認できるようになり、管理統制の強化
ーAI Travelの導入を検討された経緯をお聞かせください。
以前までの出張手続きは、出張者が旅費を先に立て替えてから、後で経費を精算するという方法でした。この際に起きていた問題としては、まず、経費の精算期限が3ヶ月以内に限定されていたため、申請を忘れたために経費が戻ってこなかったケースがありました。また特に新入社員は連続して出張が続くと、立替が金銭的な負担となっていました。そのため、上司が代わりに旅費を立て替えて、後日部下から領収書を預かり、上司が経費精算をする手続きが行われることもありました。会社としても、出張において立替精算を無くしたいという話が挙がっていました。
このような背景からBTMサービスの検討を始めました。しかし、最初は他社のサービスでデモを見せてもらっていたのですが、正直とても使いにくそうだなと感じました。普段、スマートフォンで交通機関やホテルを予約するのに慣れているため、それと比較すると操作が複雑で画面がとても分かりにくかったです。そこで、他のサービスがないか探していた時にAI Travelを見つけました。
ー出張者自身の立替に加えて、上席の方が旅費を立て替えることもあったということですが、会社として仮払いの仕組みであったり、一定の役職の方にコーポレートカードを渡すなどの対応は行われていなかったのですか？
仮払いは申請を挙げれば可能だったのですが、出張が多い場合や突発的な出張の場合は、出張者が手続きを煩雑に感じて、仮払い申請をしない場合があったようです。また、社内で仮払いの申請方法があまり浸透していなかったことも要因としてあるかと思います。
ー他社のサービスを試された時に、使い勝手の部分が良くなかったと感じたとのことですが、具体的にどのような部分がわかりにくいと感じましたか？
全体的にわかりにくかったのですが、チェック項目が多かったり画面遷移も複雑でした。例えば、航空券を検索する時点で「ANAがいいですか？JALがいいですか？」のような選択項目があり、まずどちらを選ぶか判断する必要があったので困りました。そのほか、弊社は複数拠点を周遊する出張パターンも多いのですが、その手配が上手くできないなど様々な課題がありました。そのため、仮に導入してもすぐ利用者から不満の声が挙がるだろうな...と思いました。
私たちのような管理部側としても、なるべく利用者からの問い合わせが来ないようにしたいので、サービス内で簡単に完結できるものを探していました。その点、AI Travelでは基本的にオペレーターとのチャットで問い合わせなどが完結し、一つの旅程ごとにチャット画面があるので分かりやすいと感じました。
ー使い勝手の部分について、実際に導入いただいてから利用者から「使いにくい」などの意見はありましたか？
使いにくいという声は全くありませんし、むしろ利用が広がっていると感じています。出張時に活用しようとする社員も増えていて、手配が楽になったという声もよく聞きます。加えて、立替精算の手間が減った点もメリットとして大きいと思います。特に、先ほどお話ししたように新入社員が上司に出張費を立て替えてもらうこともなくなったので、双方にとって良かったのではないかと思います。
ー導入後における効果について、経理業務にかかる手間や工数に関して、以前と比較してどれくらいの改善が見られましたか？
具体的な数値としては回答が難しいですが、経理担当からは負担が減って楽になったという声を聞きました。従来までは、毎月社員の銀行口座に振り込む作業が発生していましたが、AI Travel導入後は一括で処理ができるようになったため、経理の負担が大幅に軽減できています。また、弊社の子会社もAI Travelを利用しているのですが、月ごとに旅費をいくら使ったかという金額が管理画面から確認できるようになったのが良いという声がありました。
ーAI Travelについて、今後の利用イメージを教えてください。
現在は出張予約の選択肢の一つとして導入していますが、今後はAI Travelに一本化していきたいと思っています。特に今ですと、出張申請・承認のワークフローは別のシステムで実施しているため、申請時に正確な旅費が確定する前に上長が承認をしなければいけないという問題があります。そのため今後は、申請承認のフローもAI Travelの中で完結出来るようにしていきたいと思います。
まずは選択肢の一つとして利用を始めてもらい、慣れてきたら段階的に移行していきたいです。ただ、今後AI Travelに一元化をするとなった場合は、私たちの部署だけでなく、他の部署なども巻き込みながら組織全体での協力と一体的な推進が必要となるので、その部分も今後社内で話し合い、明確にしていきたいと思います。
ー最終的に出張の申請と承認が一貫してできれば、より利用いただくメリットがあるかと思いますので、弊社としてもサポートさせていただければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。
