Scroll down

出張手配をAI Travelに一本化。経理部門の工数削減と申請承認フローの構築、出張状況の把握分析を実現。

Calzedonia Japan株式会社
創業
2013年5月 ※日本法人
資本金
4億9,500万円
売上高
約3,000億円 (2019年グローバル売上)
従業員
200名(2020年10月時点)
本社
東京都渋谷区
事業内容
衣料品および衣料品雑貨の輸入・販売。衣料品雑貨店の運営。
URL
https://www.calzedonia.com/jp/%E3%82%A6%E3%82%A3%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%82%BA/

はじめに

高品質/低価格のレッグウェア・ビーチウェア「CALZEDONIA」や、レースの美しさや着心地の良さが特徴のランジェリーブランド「Intimissimi」イタリアの伝統的なカシミアウェアブランド「Falconeri」を展開するCalzedonia Japan(カルツェドニアジャパン)。同社はイタリアに本社を構えるカルツェドニアグループの日本法人として、2013年5月に設立。年々店舗数を増やすなど、以来順調に成長しています。

業務効率化やフロー整備の一環として「AI Travel」を導入いただいた、同社の経理担当 吉原様にお話を伺いました。

導入前の課題

・経理部門が出張手配を担い、本来業務を圧迫。

・出張の申請承認フローがなく、出張の状況把握が困難。

・出張者が個人で手配する場合もあり、経費精算・仮払金の支払いが煩雑になっていた。

導入後の成果

・出張手配をAI Travelに一本化。経理部門の工数削減、本来業務へ集中できる環境を整備。

・AI Travelの申請承認機能によって、フローを構築。出張状況の把握・分析も可能に。

・AI Travel経由で手配した出張費用を請求書払いにすることによって、経費精算・仮払金の支払い処理の工数を削減。

導入の背景

ー導入前のご状況や背景についてお教え下さい。

当社はイタリアのカルツェドニアグループの日本法人として、2013年に設立されました。2014年に大阪一号店、2015年には日本の旗艦店をオープンしまして、以来運営ブランドも店舗数も拡大しています。会社が成長する一方で、バックオフィスの整備は着手しはじめて日が浅いということもあり、役割分担やフローが完全には整理されていないということが前提としてあります。

現在のバックオフィスは、経理、人事、IT、店舗管理者とバックオフィスの間をとりもつコマーシャルの4つの部門に分かれているのですが、そうなる前の役割分担ややり方を引き継いでいる部分もありました。

「出張手配」もその一つで、当時最も社歴が長く過去に総務や人事業務も兼任していた経理部長が担当していました。

ーどのようなフローで手配されていたのでしょうか。

各出張者からの出張手配についての依頼が、メールで経理部長に送られ、それを元にして宿泊施設や交通手段を手配するというフローでした。ホテルの評判を調べたり、宿泊者ごとの好みに応じた部屋を予約するなど、単純な予約作業以外の作業も発生していたため、ピーク時には通常業務の工数を圧迫するほどでした。

また、出張者個人で手配する場合もあったのですが、その場合には経費精算や仮払金の支払作業が発生していました。

当社では管理コスト削減のため、小口現金を廃止しているのですが、希望があれば現金を手渡しして精算・支払いをしていました。なので、それについての作業工数や管理工数も発生しているという課題がありました。

ーそれでBTM※の導入を検討されたのですね。

はい。もともとイタリアの本社には、社内向けBTMシステムがあり、BTM専門のチーム もあって、私たちがイタリアに行くときにはそのシステムを使って出張手配をしてもらっていた経験もあり、課題解決のためにBTMが必要だと考えていました。

※BTM・・・出張管理システム

ーシステムを検討するにあたって、どういった要件を定義されたんでしょうか。

先にお伝えしたような状況から、次の三つを実現できることをシステムの要件と考えました。

一つは、申請と承認プロセスの整備ができること、もう一つは出張予約業務を現場で完結できるようにすること、そして請求書払いができることです。これに加えて、上司からは出張の管理・分析もしたいという要望がありました。

そこから複数社お問い合わせをし、最終的にはAI Travelを導入するに至りました。

ーAI Travelを導入いただいた理由をお教えください。

先程の三つの課題を解決でき、また出張費用の管理・分析が容易であること、それから希望 の運用スケジュールにあっていたことです。

問い合わせを送ったのが2019年12月中旬のことで、年始から運用を始めたいとややタイトなスケジュールを希望していたのですが、問題なく運用開始できるとの返答で、導入を決定しました。

導入・運用

ーAI Travelの導入にあたり、ご苦労されたことはありますか。

いえ、特にありませんでした。運用が開始されてからも、機能の追加・アップデートがある度、AI Travelの「お知らせ機能」などを使って社内向けに使い方のアナウンスをし、それで各自が確認しながら使っています。店舗管理スタッフの中には、通常業務でシステムに触れることが少ないものもいるのですが、問題なく活用しています。

当社はグローバル企業なので、日本語が苦手な社員もいます。現在はGoogle Chromeの翻訳機能を使っているのですが、いずれ英語・多言語対応もしていただきたいです。

導入効果

ーAI Travelをご利用いただき、どのような効果がありましたか。

導入後、出張手配から承認まで経理側の実作業がほぼ発生しないようになりました。出張の申請・承認も部署内で完結させていますので、発生する作業はAI Travelから届いた請求書の処理とイレギュラー対応程度と、かなりの工数が削減されました。

また、今までは誰がどこに出張に行き、どの部署でどれくらい出張費用がかかっているかといったことの把握に工数が掛かっていたのですが、AI Travelの管理・分析機能によってそれもすぐに把握できるようになりました。

ーご利用を開始されて、出張者の方からの反応はいかがでしたか。

経理部長に予約を依頼していた時には、他業務の関係で手配が遅れる場合があったようですが、導入後は申請・承認・手配がスピーディーになったという声を聞きます。また、AI Travelを利用した出張では、個人立替が必要なくなったことも喜ばれています。

今後の展望

ー最後に、今後経理部門として取り組むご予定や展望をお教えいただけますでしょうか。

カルツェドニアジャパンはコロナ禍にありながらも成長中でして、順調に出店もしています。その成長を支援できるように、社内の業務改善を推進し、業務効率化とともに社員が働きやすい環境を整えたいと考えています。

ーありがとうございました。

・・・・

noteでは、カルツェドニアジャパン様やブランド、また導入背景についてより詳しい記事を公開しています。

ぜひ、ご覧ください。

https://note.com/aitravel/n/n64213820d2e4