経費精算業務の工数を大幅削減！
経理部門・出張者の負担軽減を実現

はじめに

藻の一種であるユーグレナ（和名：ミドリムシ）を、食品や化粧品、バイオ燃料の研究等に活用するバイオテクノロジー企業である、株式会社ユーグレナ様。

今回は、経理財務課に所属される棚橋様、間中様に、AI Travel導入の背景やご活用についてお伺いしました。

導入前の課題

・出張が個人手配であり、経費精算業務・出張者（申請者）への確認業務が負担になっていた。

導入後の成果

・経費精算業務を大幅削減、一部を除いてはAI Travelでの手配へ切り替え。
・経費精算内容についての確認作業も削減。

導入の背景

ーまず、BTM（出張管理システム）の導入を検討されたきっかけについてお教え下さい。

棚橋様：私が入社した2015年当時は、出張がすべて個人手配でした。コロナ禍前でしたので出張も多く、経費精算業務が負担となっていまして、どうにかしたいと考えてはいました。

一方で、当時は出張者側からはそれに対しての不満の声などはなく、取り組む課題としての優先度は低かったんです。

また、予約後に出張の日程が変更、キャンセルとなることがほとんどなく、基本的には航空券+宿泊がセットのパッケージプランを利用していたのですが、調べた範囲では当時パッケージに対応しているBTMはありませんでした。そうなると、コスト面でもBTMを導入するメリットも期待できないような状況でした。

それから時間が経って、社員数が増えてくると、徐々に出張の経費精算が煩雑になってきました。領収書などの資料の添付漏れ、朝食の有無などの出張規程に則っているかどうかの確認など、経理部門の負担としてかなり大きな存在になってしまいました。

そこで改めてBTMを調べてみると、パッケージ対応をしているものがいくつかありまして、再度検討をし始めました。
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ー件数が増えてくると、一件ずつ規程通りかどうかを確認するのはかなりの工数がかかってしまいますよね。

棚橋様：そうですね。出張者視点では、通常業務で忙しい中で規程を確認して把握する、といったことをしきれない場合もあるかと思いますので、経費精算のたびにあれこれと確認することは経理部門・出張者双方の負担になっていたかと思います。

ー新型コロナウイルス流行により、テレワークが加速的に普及しましたが、それによる影響はありましたか？

棚橋様：当社は積極的に中途採用活動をしているため、日々新しいメンバーが入社をしてきます。そのため、リアルよりも先輩社員に社内ルールや経費精算のルールについて質問しづらい状況になってしまうことがあったのかもしれません。それで出張規程の細かい部分まで新しいメンバーが把握しきれず、間違ったまま提出するといったケースが増えてきたように思います。これも、ひとつのきっかけでもあります。

テレワークによって、ペーパーレス化が進んだというポジティブな面もありますが、情報共有や気軽な質問・相談がしづらいといった面も感じました。このような状況は、当社以外でも起きているのではないかと思います。

間中様：このタイミングでの導入には、2022年1月の電子帳簿保存法改正の対応と重ならないようにしたかった、という意図もあります。

他システムとの比較

ー複数のBTMと比較され、AI Travelをお選び頂きましたが、どういった点をご評価いただきましたか？

間中様：ひとつは、個別予約とパッケージの両方を同時に検索・比較できることです。また、検索時に住所を入れるだけで済むといったことも評価しました。基本的には、出張者の使いやすさを重視しておりまして、それでAI Travelを選びました。

棚橋様：新しいシステム導入時に気にしていますのは、「経理都合」になっていないかどうかです。ユーザーメリットが無いと、押し付けたような印象を持たれてしまい、そうなると結局のところ正しく運用ができないのではないかと考えています。もちろんコスト面や経理側の利便性も考慮はしますが、一番はユーザーの使いやすさ・分かりやすさです。

複数のシステムと比較して、一番使いやすい・画面が見やすいと感じたことが導入の大きな決め手ですね。

導入・運用

ーAI Travelをどのように運用されているのか、お教えください。

間中様：まず、基本的にはパッケージで予約を取るように推奨しています。また、一部交通手段以外は、個人立替・精算はせずに、できる限りAI Travelで予約いただくということも運用ルールに組み込んでいます。

棚橋様：基本ルールはありつつ、交通手段は地域によっては別途手配したほうが利便性が高い場合もありますので、柔軟性をもって運用していますね

間中様：また、出張の申請、個人の精算は楽楽精算を使用していて、精算の申請時にはAI Travelでの出張No.を入力するような運用にしています。以前と比べて、情報の確認がずっと楽になりました。

ー導入いただいて、どのような効果を実感されていますでしょうか。

間中様：以前あった立替精算の不備の確認が、運用が安定してからは一切なくなりました。毎月、出張者と経理部門の双方に負担がある状態でしたので、お互いに工数削減に繋がったと思います。

また、コロナ禍でテレワークを推進して以降、経費精算の回数を月数回から一回に減らしました。これによって従業員からは、負担になっているといった声が届くことも。ですが、こと出張に関してはAI Travelを使えば立て替えする必要は一切なくなるので、従業員の負担軽減にもなっているかと見ています。

棚橋様：出張者からの「なんで新しいサービスを導入したのか」「前のほうが良かった」といった意見が出ることを懸念していたのですが、現時点では表立ったネガティブな意見がないということから、ユーザーも概ね満足していると感じております。

今後の展望

ー最後に、今後の展望についてお聞かせください。

棚橋様：出張関連ですと、先ほどお話したように一部交通手段は立替が発生していますので、次のステップとしてはそちらの対応かなと考えています。また、当社は複数のSaaSを使用しているのですが、経理部門・ユーザーである従業員双方の負担軽減のためにもAPI連携を活用するなどして、より効率的な運用をしていきたいとも構想中です。

加えて、電子帳簿保存法への対応ですね。完全にペーパーレスに移行して、経理周りについては紙が一枚も発生しない状況にしたいという目標もあります。

間中様：コロナ禍が落ち着いたとしても、テレワーク前提の働き方になるでしょうから、ペーパーレスは必須ですね。紙ですと費用がかかるだけでなく、保管のためのスペースが必要ですし、探す手間もかかるので、コスト・業務効率化の両方の面でぜひ達成したいことです。