バックオフィスの業務効率化に大活躍！
申請・承認機能による管理統制によって、出張費の見直しが可能に

はじめに

「ヘルスケア領域に新しい価値を提供する」という企業理念のもと、新しいサービスを創造・提供することで医療業界及び社会における諸課題への改善に努めているくすりの窓口様。
今回は、担当者の増子様にAI Travelの導入背景や、活用事例についてお伺いしました。

導入前の課題

・総務課で代理手配を行う前は、出張者が自由に手配をしていたため、金額の妥当性の判断や適切な管理統制ができていなかった。
・出張者の個人手配による問題を解決するために総務課で代理手配を行っていたが、毎日1～2時間ほどの予約手配業務、定時後に依頼が来た際は業務時間外の対応が発生していた。

導入後の成果

・出張申請の承認機能を活用し、上長の承認を経て予約を行うフローに変更、旅費規程の確認や金額の妥当性の判断が可能になった。
・出張者自身で適切に出張の手配ができるようになったため、総務課での代理手配がなくなった。

導入の背景

ー今回、AI Travelを導入したきっかけ、背景を教えて下さい。

弊社は営業職の社員が多く、出張の回数が多い会社でした。
そんな中、出張者が自由に手配をしてしまい、適切な管理統制ができていなかったため、出張の予約手配を総務課に集約させ、代理での予約手配を行っていました。
ただ、それはそれで総務課に負荷がかかる状態になってしまいました。
さらに至急で出張の予約手配を依頼されることもあったため、常にてんてこまいと言いますか、総務課が手配の業務に追われている状態でした。
その中で、予約手配を一括してお願いできて、出張の申請承認機能も使えるところを探していた際にAI Travelのサービスを知って、導入に至った次第です。

導入効果

ーAI Travelの活用方法について教えてください。

基本的に出張者には早めに出張の計画を立てて、出張者自身でAI Travelを利用し、予約手配をしてください、と通達して運用しています。
予約する際、1度の検索で交通機関やホテル等の商材の選択や価格比較ができ、5分ほどで出張手配が完了できるため、出張者もスムーズに利用できています。

ー出張手配にかかる時間はどのくらい削減できましたか。

代理手配の際には出張者と総務課のやりとりをメールか電話で行っていたため、ほぼ毎日、1～2時間くらいかけて手配をしていました。
依頼の内容も、出張者から総務課へホテル名や交通機関の細かい時間指定がある場合だけでなく、条件のみ言われる場合もあったため、確認作業の手間も発生していました。
また、依頼に適したホテルや交通機関が取れない場合は改めて総務課から出張者への確認や、何度もメールのやりとりが発生していました。
AI Travelを導入したことによって、そのような対応が全て無くなったので、総務課としては大きな業務改善に繋がりました。
現状、会社全体の約9割の出張をAI Travelで予約手配を行っています。
直前に決まった出張などで月に数件は個人立替をするケースも発生していますが、AI Travelの導入により出張者が早めに予約手配をしようという意識を持つきっかけにもなりました。

ー管理者である増子さんが、AI Travelの管理画面で利用しているところは何ですか。

会社全体の出張旅費の金額や、社員ごとの旅費情報を確認しています。
元々当社では交通費の工数削減ということもやっていたので、出張回数が多い人は見るようにしています。
以前だとその出張が本当に必要な出張だったのか、金額が適正だったのか、判断ができないという問題がありましたが、現在は、基本的にAI Travel上で上長が出張の内容・金額を承認し、規定金額内に収まっているかを確認できるため、そういった心配はなくなりました。

今後の展望

ー今後の展望や、会社として注力していきたいことがあれば教えてください。

現状、AI Travelの利用は進んでいますが、まだまだ周知段階にあるかなと思っています。
新入社員や今まで出張が無かったが出張へ行く機会がでてくるという人もいるので、AI Travelをより社内に浸透させていくにはどうしたらいいかは考えていきたいです。
また、サービスの利用においての問題や懸念点は、今のところ見当たらないですね。
ただ、更にAI Travelの管理統制面の機能などを活用していきたいと考えているので、適宜、AIトラベルの担当者様より運用方法のフォローやサポートをお願いできると嬉しいです。