申請・承認機能で内部統制強化！請求書払いに切り替えて、精算業務の工数削減と社員の負担減少を達成

はじめに

顧客接点クラウド「カイクラ」を提供されている株式会社シンカ様。内部統制強化や業務改善の一環として「AI Travel」を導入いただいた、取締役CFO　石川様、経理担当　五十畑様、総務労務担当　辻本様にお話をお伺いしました。

導入前の課題

・出張の申請・承認システムがなく、妥当性が判断しづらかった。

・出張者が複数の旅行予約サイトを利用して個々人で手配していたため、立替経費精算業務が煩雑になっていた。

・出張が多い社員の場合には、立替金額が多くなり負担になっていた。

導入後の成果

・AI Travelの申請・承認機能の活用によって、内部統制を強化。

・出張旅費の精算をAI Travelで一本化・請求書払いにし、立替経費精算業務を効率化。

・個人立替を無くし、社員の負担を軽減。

導入の背景

ー導入前のご状況や課題をお教えください。

石川様：今でこそ、管理部門には財務経理担当が2人いますが、長らく五十畑さんの1人体制でした。このような状況で、更にコロナ流行前は出張回数が多く、立替経費の精算業務が負担になっていた。月次決算の早期化を目指していたということもあり、業務効率化をしたいと考えていました。
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また、当時は申請・承認が出来るシステムがなく、出張の指示や承認が、メール・チャット・口頭で済まされていることが多く、承認されている出張であるというエビデンスが取得しづらい状況でした。今後更に組織が成長することを見込み、内部統制の強化が課題として浮かび上がってきたタイミングでもありました。
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五十畑様：それから、当時は出張旅費は個人立替と経費精算で対応していたのですが、一時的とはいえ社員の個人負担が増えてしまうので、社員満足度の観点からも解消したいと考えていました。
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また、立替金額が多いと、月末を待たずに小口現金での精算を依頼されることがあったのですが、これによって、小口現金を管理したり、金額が不足していた場合に現金を下ろしに行く作業が追加で発生していました。営業人員の増員も計画していたので、その前にシステムを導入するなりして対応する必要性を感じていました。

ーAI Travelを導入いただいたご理由をお教えください。

辻本様：申請・承認機能があり、宿泊費や交通費を請求書払いに出来ること、それから当社では会計システムとして「freee」を使っているのですが、そこと連携できることが必須でした。
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この条件に合ったのが、「AI Travel」で、freeeとの連携も容易と聞き、導入を決定しました。また、申請・承認、管理、手配が全てオンラインで完結し、会社や自宅、出張先と場所を選ばずに使えることも利点でしたね。

導入・運用

ーAI Travelの導入にあたり、ご苦労されたことはありましたか？

辻本様：初めて使うシステムなので、当初は戸惑うこともありました。通常業務もありながら、社員マスタ設定などの各種設定をこなすことは少々苦労しまして、CS担当の方にサポートいただきました。

ー運用を開始されて、社内の反応はいかがでしたか？

辻本様：運用直後は社内から使い方の問い合わせがありましたが、1〜2回使えば理解できるような簡単な操作方法なので、それ以降はイレギュラー対応以外の問い合わせはありませんでした。

導入効果

ーAI Travelをご利用いただいて、どのような効果がありましたか。

五十畑様：出張手配をAI Travelに一本化したことによって、個人立替がほとんどなくなりました。旅費も請求書払いになったので、出張旅費の立替経費精算業務にかける工数はほぼ0になりました。
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以前は紙の領収書を見ながら手入力していた仕訳も、ボタン一つで連携されるようになり、全体的に作業工数がだいぶ削減されました。以前は2〜5時間はかかっていたことが、確認作業を含めても、5分程度終えられます。
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石川様：申請・承認機能によって、内部統制が強化されたとともに、出張の妥当性のエビデンス取得にかかる時間も省略されたことも効果として実感しています。

辻本様：それから、社員の立替金額がほぼ0になり、社員の負担軽減も実現できました。管理部門では、社員がストレス無く仕事をしやすい環境を整えたいと考えているので、これも重要な成果の一つだと考えています。

今後の展望

ー最後に、管理部門として目指していることを教えていただけますでしょうか。

石川様：私達は、成長するシンカの縁の下の力持ちになりたいという思いを持っています。辻本からお話したように、営業部や開発部の社員たちが、快適に働ける環境を整えていきたいです。
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特に、今回のAI Travel導入のように、現場側の負担が楽になるような取り組みは、今後も継続するように考えています。当社の顧客接点クラウド「カイクラ」、株式会社シンカはともに順調に成長しています。この成長を下支えし、支援できるような部門を目指します。