AI Travel導入によって、立替経費精算を削減。社員の負担軽減、業務効率化を実現！

はじめに

「世界がワクワクするまちづくり」を掲げ、ホテルや飲食店、商業施設や住宅など幅広い施設の企画・設計・運用をされているUDS株式会社様。AI Traveを導入いただいた背景を、総務担当　丹埜（たんの）様にお伺いしました。

導入前の課題

• 立替精算を削減し、一時的とはいえ社員が出張旅費を支払う負担を軽減したい。

導入後の成果

• 立替精算はほぼ0に。出張状況や費用の可視化も実現。

導入の背景

ーAI Travel導入前のご状況や課題をお教えください。

出張業務の改善は、総務担当である私と、もうひとり財務経理担当者と共同で進めていました。社内調査の結果、「立替精算の削減」と「出張費用の最適化」の2つが大きな課題であるということがわかりました。

まず「立替精算の削減」。社員の働きやすさを推進する総務担当としては、一時的とはいえ社員が出張旅費を支払う負担をなくしたいという思いがありました。出張旅費の立替精算は珍しいことではありませんが、当社は若い社員が多く今後負担になるのではという懸念がありました。また、自身で宿泊施設・交通手段を探し予約する作業や、月末の精算作業が通常業務を圧迫しているのではという考えもあり、個人で出張手配をしたり立替で支払っている状況を解消することが課題であるとしていました。

そして「出張旅費の最適化」については、出張回数が多いときだと月にかなりの費用が発生していたことが分かりました※。先程申し上げたように、当時は個人で手配をしていましたので、条件に合う最安値の予約を取ることには工数がかかっていて限界がありました。それで、出張プランの比較・検索が容易で、また出張の状況を把握しやすくすることによって出張にかかるコストを最適化したいと考えていました。

※コロナ禍以前の数字です。

ーそれでBTM※を探されていたのですね。AI Travelを導入いただいたご理由をお教えください。

※BTM＝出張管理システム

はい、この2つの課題を解決するためにBTMを探していました。当時は5〜6社を比較し、各社と商談の時間も取るなど、力を入れて比較検討していました。

重視していたのは「分かりやすさ・使いやすさ」です。いずれのシステムも基本機能は共通している物が多かったので、実際に日頃利用する出張者である社員の立場に立った時につまづかずに利用できるかどうかを気にかけていました。AI Travelは、課題をクリアできる機能があることに加えて、実際にデモを見て操作性が良いと感じ導入を決定しました。

導入・運用

ーAI Travelの導入をする際に、社員の方にはどのように伝えられましたか。

出張を申請・承認するフローは元々ありましたので、大きなルールの変更はないということをまず伝えました。それから、個人の立替や手配を無くすことによって負担が減るといったポジティブな面を合わせて伝えるようにしていました。

AI Travel導入に限ったことではありませんが、社員に影響するシステムを導入したりルールを設ける場合には、まずポジティブなことや従業員にとってプラスになることから伝えるように心がけています。

ー導入にあたり、ご苦労されたことなどはありましたか？

特にありませんでした。当社は若い社員や新しいものに前向きな社員が多いこともあり、スムーズに運用を開始することが出来ました。

導入にあたっては、AI TravelのCS担当者の方から連携方法やそれに関わる資料を図にして送っていただくなどサポート頂いたことが印象に残っています。そのまま社員に共有できるような内容であったので、管理側の工数削減にもなりました。

導入効果

ーAI Travelを導入いただいて、どのような効果がありましたか？

1つ目の課題であった「立替精算の削減」はほとんど実現できました。利用頻度の低い新幹線や一部宿泊施設の手配は個人手配をしているのですが、それ以外は全てAI Travel経由での手配・支払いに切り替えました。これによって立替精算の金額、交通手段や宿泊施設を手配する工数が大幅に削減されました。

2つ目の課題であった「出張旅費の最適化」については、コロナ禍の状況もありまだ判断しづらい状況ではありますが、AI Travelを導入したことによって出張状況や費用の可視化が容易になったと思います。

今後の展望

ー最後に、丹埜様が所属される経営企画部の総務課で今後目指されていることをお教えください。

当社はコロナ禍はありつつも、プロジェクトも継続中で、かつ開業も続いています。

このように会社が拡大しつつも、新しい環境に対応する必要があるのが今の状況だと思います。だからこそ、コストの見直しや業務効率化を進めたいと考えています。

「コストの見直し」というと削減の意味合いが強く、また時には社員の満足度が制限されることになる場合もあると思います。ただ、コストを見直して削減できた分、会社にとっても社員にとってもプラスになるような前向きなことに取り組んでいきたいです。

ーありがとうございました。