経費精算業務の工数を約半分に削減！出張手配・管理・精算を一本化して作業工数・管理コストを改善。

はじめに

「AI Travel」を導入頂き、コーポレート部門の業務改善を実現された、株式会社ヤマップのCFO　倉内様、経理担当　中川様にお話をお伺いしました。

導入前の課題

出張者が複数の旅行予約サイトを利用して個々人で手配していたため、立替経費精算業務が煩雑になっていた。

導入後の成果

出張手配・管理・精算をAI Travelに一本化。経費精算にかける時間が従来の約半分に。

導入後の成果

ーAI Travelを導入する前の課題をお教えください

中川様：出張管理と立替経費精算にかける管理コストと作業時間が大きかったことです。

ヤマップは「YAMAP」の企画・運営に加えて、アウトドア領域の広告宣伝やブランディングも手掛けていて、大手自動車メーカーや地方自治体とのお取引があります。事業が拡大するに伴って出張の回数も増えたのですが、従来は出張者がそれぞれ旅行予約サイトで宿泊施設を予約して、立替経費精算を行っていました。

会計システムへの手入力が発生したり、申請内容の妥当性の確認作業にも工数がかかってしまっていたので、なんとか効率化したいと考えていました。

倉内氏：それに複数の旅行予約サイトを使うと、それだけで管理コストがかかってしまうんですよね。立替経費の金額が大きい人も出てきていたし、出張の予約・精算を一本化したいという考えもありましたね。

ーそれでAI Travelを導入いただいたのですね。

倉内氏：はい。導入の決め手は、会計ソフトfreeeとの連携でした。経費精算業務においてなるべく手入力を省略したいとすると、システム連携していることが必須条件でした。AI Travelでは、連携していることに加え、出張費をプロジェクト別に取り込める点が便利だなと。

そういえば、導入当初は連携が完了していなくて、AIトラベルさんに頑張っていただきましたね。

活用方法

ー導入時、苦労したこと・大変だったことをお教えください。

中川氏：導入当初は、慣れているから、という理由で従来の方法で予約をする社員も少なくありませんでした。なので、旅行サイトから請求書が来たら、「AI Travelを使ってください」と毎回伝えるようにしていましたね。草の根運動的ですが、AI Travelを利用する目的も併せて丁寧に伝えて、徐々にAI Travelの利用率も上がってきました。

AI Travelの操作方法についての説明会などは行わなかったのですが、社内からの問い合わせは想定よりも少なく、担当としてはとても助かりましたね。

倉内氏：直感的な操作が出来ていたのかな。一方で、キャンセル時の処理だとかCSの対応時間外の手配依頼については、問い合わせや意見がありましたね。その点は今後のアップデートに期待しています！

導入効果

ーAI Travelを導入していただいて、どのような効果がありましたでしょうか。

中川氏：出張手配も支払も一本化されたので、経費精算の金額とそれにかける時間はだいぶ減りました。以前は金額も件数も多く、確認作業で時間がかかっていました。経費精算業務に集中して4～5時間くらいかかるボリュームでしたが、現在は2～3時間で終えるくらいの感覚です。

freeeへの連携も、ボタン一つで出来るので、一気に効率化が進みました。

倉内氏：出張に行く社員からも、目的に近い順番でホテルがレコメンドされたり、個別手配とパッケージの比較がすぐに分かるので便利、なんていう声もありましたね。

今後の展望

ー最後に、コーポレート部門としての今後の展望をお教えください。

倉内：当社のコーポレート部門は、私以下三名。経理、人事、労務、それぞれ一名ずつの少数精鋭です。SaaSやシステムを活用して手作業を減らして、業務が滞りなく回るようにすることはもちろんのこと、付加価値の高い仕事に割く時間を増やしていきたいと考えています。

だからこそ、AI Travelとfreeeが連携しているように、システムが連携しているようなベンダーを選定するようにしています。各ベンダーに積極的にフィードバックを伝えるようにしているのですが、開発の参考にして頂き、こちらとしてもより使いやすいプロダクトにして頂けることを期待できるような、Win-Winの関係を築きたいと考えています。